Die Berliner Hafen- und Lagerhausgesellschaft mbH, kurz BEHALA genannt, betreibt in Berlin mehrere Binnenhäfen mit den dazugehörigen Lagerhäusern, dem Güterumschlag und die Vermietung von Immobilien auf den Hafengeländen. Der größte davon ist der Berliner Westhafen und das schon seit 100 Jahren. Das musste mit einem großen Fest, inklusive spannender Führungen, modernen und historischen Schiffen und Eisenbahnen, natürlich gebührend gefeiert werden. Anfang September 2023 fand das Berliner Hafenfest statt.

Die Eventkoordination hat Anna aus dem BERND-Team übernommen, die als ausgebildete Veranstaltungskauffrau schon viele Erfahrungen sammeln konnte. Sie berichtet von ihren Erlebnissen und auch davon wie es ist ein Event in der Größenordnung zu planen:

Nach der Konzeption war mein erster Schritt die Flächenaufteilung. Ich musste sicherstellen, dass jeder Bereich des Hafens optimal genutzt wurde, um eine dynamische und einladende Atmosphäre zu schaffen. Dies bedeutete, sorgfältig zu planen, wo die verschiedenen, Bühnen und Aktivitätszonen platziert werden sollten, um den Besucherstrom zu lenken und Engpässe zu vermeiden.

Als zweiten Schritt erstellte ich ein Organigramm, um die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Dies war entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl das Team auf Kundenseite, als auch das der Agentur genau wussten, wer wofür zuständig war.

Der dritte Schritt war die Integration der Mieter*innen des Westhafens. Dazu erstellte ich ein Informationspaket, das Details zum Event, zu den Möglichkeiten der Beteiligung und zu den erwarteten Vorteilen für die Mieterinnen enthielt. Das Ziel war es, eine Win-Win-Situation zu schaffen, in der die Mieter*innen die Besucher:innen über ihr Angebot und gleichzeitig zum Gelingen des Hafengeburtstags beitragen konnten.

Learnings aus der Eventplanung

Bei der Planung des Hafengeburtstags habe ich mal wieder hautnah erlebt, dass die Dinge selten so laufen, wie man sie geplant hat. Es war eine dieser Lektionen, die mir klar machten, dass Flexibilität nicht nur eine nette Fähigkeit, sondern eine absolute Notwendigkeit ist. So viele Ideen, die anfangs fest im Plan verankert waren, mussten angepasst, umgeworfen oder sogar ganz ersetzt werden.

Es ist, als würde man ein riesiges Puzzle zusammensetzen, nur um dann zu merken, dass die Teile ständig ihre Form ändern.

In diesem Job als Veranstaltungskauffrau wird mir immer wieder bewusst, dass es nichts mit einem typischen 9-to-5-Job zu tun hat. Die Stunden können lang und unvorhersehbar sein, und der Druck, alles bis ins letzte Detail perfekt zu machen, ist allgegenwärtig. Aber genau das macht es auch irgendwie spannend und erfüllend.

Es ist dieser Antrieb, gemeinsam mit meinem Team eine unvergessliche Veranstaltung zu kreieren, der uns alle motiviert. Trotz des Stresses, der langen Stunden und des gelegentlichen Schweißausbruchs macht es unglaublich viel Spaß, Zeit und Energie in dieses Projekt zu stecken. Wir alle teilen die Leidenschaft, etwas zu schaffen, das die Menschen begeistert und zusammenbringt.

Events die in Erinnerung bleiben

Und dann, wenn der große Tag endlich da ist und ich sehen kann, wie alles zusammenkommt – die Freude in den Gesichtern der Besucher, die lebendige Atmosphäre, die wir geschaffen haben, und das Wissen, dass all die harte Arbeit und die Herausforderungen sich gelohnt haben – das ist einfach unbezahlbar.

Sicher, ich wusste, dass wir eine tolle Sache auf die Beine stellten und hoffte natürlich auf einen guten Besucherandrang. Aber die tatsächliche Menge an Menschen, die am Tag des Events durch die Tore strömte, sprengte all meine Vorstellungen.

Zum Abschluss gibt es noch ein paar Zahlen zum Event – das Hafenfest zählte 15.000 Besucher. Die Planungszeit inkl. Konzeption für so ein Megaevent lag bei 12 Monaten. Über 350 Personen haben am Eventtag gearbeitet, davon insgesamt 10 in meinem Projektteam.